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Acerca de ABB

Caso de éxito ABB

Mejoramos la recepción y validación de facturas con un portal automatizado.

 

ABB es una empresa líder en tecnologías de energía y automatización que permiten a los usuarios de servicios públicos, industria e infraestructura, aumentar su eficiencia, reduciendo el impacto ambiental.
Una empresa de clase mundial.
De origen sueco-suizo, sus HQ se encuentran en Zürich, Suiza, con el corporativo ubicado en el Estado de México.
El Grupo ABB opera en cerca de 100 países, mantiene relación de trabajo con aproximadamente 10,000 proveedores, y emplea a alrededor de 150 mil personas. Tan solo en México cuentan con más de 2000 empleados

En México, ABB cuenta con oficinas de ventas para atender el país, entre las que destacan Monterrey, Guadalajara y Coatzacoalcos; un Campus de Manufactura e Ingeniería en San Luis Potosí desde donde exporta productos a los mercados de Norte y Sudamérica.

ABB está acostumbrada a trabajar bajo los parámetros legales de distintos países, sin embargo la legislación mexicana requiere de varios filtros para permitir la validación de una factura…

El personal de cuentas por pagar de ABB entonces se disponía a validar manualmente que las facturas de sus proveedores vengan correctamente elaboradas de acuerdo al anexo 20 del SAT.

Problema

El                                            Comienzo

El Problema se profundiza

Caos en Cuentas por Pagar

La validación digital se volvió obligatoria en México desde 2014, y muchas empresas como ABB se vieron en la laboriosa tarea de asignar personal especializado para validación, autorización y seguimiento de esas facturas.

De inicio el cambio legislativo generó tropiezos en el pago a sus proveedores.

Si las facturas no llevaban la estructura correcta ya no se podían autorizar, causando llamadas de aclaración, reuniones, y demás actividades que sumaban a atrasar más el flujo de Cuentas por Pagar.

ABB se vio obligado a generar guías de trabajo sumamente estrictas para sus proveedores, lo que a su vez, se fue transformando en un deterioro en la relación con los mismos.

A medida que los años pasaron, ABB comenzó a aumentar los requisitos para autorizar las facturas, ahora no solo requerían recibir, validar y listo.

Por ejemplo ahora requerían que la orden de compra se coteje contra los artículos recibidos en inventario antes de autorizar el pago.

Todo esto se validaba manualmente, el trabajo se empezó a apilar y a entorpecer el área de manera significativa.

Las autorizaciones de pago cada vez tardaban más y si…. los proveedores no dejaban de marcar buscando aclaraciones.

Algo tenía que cambiar.

Recepción

  • La recepción de facturas debe de ser directamente en el portal.
  • La herramienta debe centralizar todas las facturas en un solo lugar y permitir la búsqueda simple de las mismas
  • Los archivos validados deben soportar la integración al ERP que ellos usan

Validación

  • La factura se coteja frente la orden de compra, para asegurarse que efectivamente estaban pagando por lo ordenado.
  • La orden de compra se coteja contra los artículos recibidos en inventario.
  • Que se emita un complemento de pago para emparejarlo con las facturas pagadas.

Manejo

  • Permitir a los proveedores ver el estado de sus facturas directamente en el portal.
  • Añadir a proveedores nuevos de manera sencilla.
  • Manejar distintas razones sociales

El portal de proveedores de Proveex les permitió:

  • Centralizar todos los documentos fiscales en un solo lugar.
  • Diseñar flujos de autorización según puestos y funciones en el portal.
  • Recibir y validar las facturas y complementos de pago directamente en el portal, evitando el pago de facturas duplicadas o apócrifas.
  • Actualizar el estado de pago de las facturas en el portal para la visualización 24/7 de parte del proveedor, ahorrando llamadas de aclaración.
  • Validación comercial “Three way match” que les permite cotejar órdenes de compra frente a entregas en inventario.
  • Conexión directa a las áreas correspondientes de su ERP.
  • Redirigir personal enfocado en validación a actividades de mayor valor agregado.
  • Mejorar significativamente la relación y confianza de sus proveedores.
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