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Shasa: Un coloso del retail

 

Shasa es una cadena de tiendas de ropa “fast fashion”. Fundada en México en el año 1995.
Shasa es reconocido por el El International Council of Shopping Centers ICSC, como el tercer retailer más poderoso del país.
Opera alrededor de 100 tiendas altamente exitosas en los centros comerciales más importantes de México con puntos de venta internacionales situados en Ciudad de México, Los Cabos, Acapulco y Cancún.

Caso de éxito Shasa

Logramos evitar el traspapeleo de facturas

causado por volúmen y falta de control

 

 

Problema

Vientos en Popa

Comienza la tormenta

Salvando el barco

El éxito tanto de su marca como de su ropa los ha llevado a expandir su operación en los últimos años.

En 2015 Shasa inicia la venta por Internet a través de su página web creciendo en su segundo año de operación más del 300%. Para el 2017 Shasa anunció el lanzamiento internacional de su venta por Internet.

El aumento tan repentindo en demanda tomó a Shasa por sorpresa, lo que los obligó a optimizar su operación interna.

Los pedidos de insumos para la fabricación de la ropa se incrementaron, el volumen de facturas recibidas era  estratosférica, la validación era manual y lo peor de todo… la entrega de los documentos fiscales era vía e-mail.

A medida que el tiempo fue avanzando Shasa se encontró con un problema reiterativo, las facturas se comenzaban a traspapelar!

Los problemas con los proveedores no faltaban, llamadas exigiendo aclaración de pago de sus facturas, pagos de facturas duplicadas y/o apócrifas por falta de control, pérdidas totales de entregas, etc.

Centralizar la información y evitar la validación manual.

Naturalmente Shasa designó recursos a la validación y control de facturas en el área de Cuentas por Pagar, pero no era suficiente, los costos y tiempo invertido en estas actividades era demasiado alto.

La realidad es que Shasa no se daba     abasto para tener actualizado el status de cada una de las facturas por autorizar, los documentos se apilaban y necesitaban centralizar esa información, pero ¿cómo?

Los requisitos de la herramienta que necesitaban eran los siguientes:

 

Recepción

Validación

Manejo

  • La recepción de facturas debe de ser directamente en el portal.
  • La herramienta debe centralizar todas las facturas en un solo lugar y permitir la búsqueda simple de las mismas
  • Los archivos validados deben soportar la integración al ERP que ellos usan
  • La factura se coteja frente la orden de compra, para asegurarse que efectivamente estaban pagando por lo ordenado.
  • La orden de compra se coteja contra los artículos recibidos en inventario.
  • Que se emita un complemento de pago para emparejarlo con las facturas pagadas.
  • Permitir a los proveedores ver el estado de sus facturas directamente en el portal.
  • Añadir a proveedores nuevos de manera sencilla.
  • Manejar distintas razones sociales

El portal de proveedores les permitió:

  • Centralizar todos los documentos fiscales en un solo lugar.
  • Diseñar flujos de autorización según puestos y funciones en el portal.
  • Recibir y validar las facturas y complementos de pago directamente en el portal, evitando el pago de facturas duplicadas o apócrifas.
  • Actualizar el estado de pago de las facturas en el portal para la visualización 24/7 de parte del proveedor, ahorrando llamadas de aclaración.
  • Validación comercial “Three way match” que les permite cotejar órdenes de compra frente a entregas en inventario.
  • Conexión directa a las áreas correspondientes de su ERP.
  • Redirigir personal enfocado en validación a actividades de mayor valor agregado.
  • Mejorar significativamente la relación y confianza de sus proveedores.
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