El intercambio electrónico de datos (EDI) permite la transferencia automatizada de documentos comerciales entre empresas. En las operaciones diarias, es común intercambiar documentos como facturas, órdenes de compra y formularios de envío.
Tradicionalmente, estos se compartían en papel o mediante correos electrónicos con archivos adjuntos, lo que requería que los empleados ingresaran manualmente la información en sus sistemas empresariales.
Con la tecnología EDI, este proceso se digitaliza, permitiendo que los sistemas informáticos de distintas organizaciones se comuniquen y procesen documentos sin intervención humana. Esto optimiza el tiempo y reduce errores asociados al manejo manual de datos.
¿Cuáles son las ventajas de EDI?
Las ventajas del intercambio electrónico de datos (EDI) son claras para las empresas y van más allá de la simple automatización de procesos. Algunas de sus principales ventajas son:
Ahorro de tiempo
La facturación, el procesamiento de órdenes y la entrada de datos suelen ser tareas lentas sin el uso de EDI.
Al implementar EDI, es posible automatizar fácilmente procesos comunes de intercambio de archivos, reduciendo así el tiempo y el esfuerzo invertido.
Además, EDI elimina los retrasos asociados con los métodos de comunicación en papel, permitiendo una transmisión instantánea de documentos comerciales, lo que agiliza la toma de decisiones.
Reducción de errores
El procesamiento automático mediante EDI minimiza los errores causados por la introducción manual de datos. Además, el sistema puede identificar errores y anomalías en los documentos, lo que mejora la precisión de la información y optimiza la eficiencia del procesamiento.
Mayor seguridad
El EDI ofrece un control más estricto sobre el acceso y la autenticación de usuarios. Con herramientas de autenticación y cifrado, se asegura que solo las personas autorizadas puedan acceder a los archivos.
En comparación con los métodos tradicionales en papel, el sistema electrónico es mucho más seguro.
Mejora de la conectividad
Mediante los servicios de transferencia de archivos en la nube, EDI permite compartir rápidamente grandes volúmenes de datos con socios comerciales, proveedores y otros usuarios.
La integración de transacciones EDI en los procesos empresariales contribuye a mejorar la conectividad y la eficiencia dentro de la red comercial.
¿Cómo funciona EDI?
El funcionamiento del intercambio electrónico de datos (EDI) se basa en dos formas principales de transmisión:
Conexión directa punto a punto:
Este método conecta dos sistemas empresariales mediante protocolos seguros, permitiendo la transmisión directa de datos sin intermediarios.
Red de valor agregado (VAN):
Aquí, se utiliza una red de terceros que actúa como intermediario para supervisar y gestionar el proceso de transmisión de datos, asegurando una mayor confiabilidad y seguridad en las transacciones.
El software de EDI generalmente emplea un sistema de “buzón” para facilitar el intercambio de documentos y el procesamiento de datos en bloques.
Para la transmisión de documentos, se utilizan protocolos de Internet seguros como SOAP (protocolo simple de acceso a objetos), SFTP (protocolo seguro de transferencia de archivos) y AS2 (un protocolo basado en HTTPS).
Estos protocolos aseguran que los documentos se envíen de forma segura y eficiente.
Además, existen estándares de comunicación, establecidos por organizaciones como el Comité de Normas Acreditadas X12 (ASC X12), Peppoi y Odette, que aseguran la calidad y gobernanza de los datos durante las transacciones EDI.
El software de EDI también tiene la capacidad de combinar varios segmentos de datos para ofrecer un mayor contexto en los documentos.
Por ejemplo, puede combinar datos como ITEMQUANTITY (cantidad de artículo) y ITEMDESCRIPTION (descripción del artículo) en un solo campo llamado ORDERLINE, lo que facilita una descripción más detallada y organizada de los elementos de un pedido.
Esta combinación de datos simplifica la estructura y mejora la comprensión de los documentos EDI.
¿Qué requiere la implementación de EDI?
La implementación del intercambio electrónico de datos (EDI) para procesar documentos comerciales involucra tres pasos clave:
Establecer la infraestructura:
Este primer paso implica adquirir y configurar el hardware y software necesarios para gestionar el intercambio de datos.
La infraestructura debe permitir la transmisión, integración, traducción y enrutamiento de los documentos de EDI. El software de EDI asegura que los documentos comerciales se conviertan al formato adecuado.
Los componentes de software esenciales incluyen:
- Software de asignación de EDI: Transfiere campos de datos, como nombres y direcciones, a documentos estandarizados.
- Software de empaquetado y desempaquetado por lotes: Facilita el envío y recepción de transacciones.
- Software de enrutamiento de mensajes: Envía los mensajes a las direcciones correctas y garantiza que el formato sea compatible.
En este paso también se configura la conexión con las redes de valor agregado (VAN), que proporcionan rutas seguras y confiables para la transferencia de datos.
Si decide gestionar el EDI internamente, es importante contar con el hardware necesario, como equipos de red, almacenamiento y servidores.
Establecer conexiones:
Una vez que la infraestructura tecnológica esté en su lugar, el siguiente paso es conectar su sistema de EDI con los socios comerciales. Esto requiere que se utilicen estándares de EDI compatibles con los de sus socios para asegurar una conexión segura.
Cada industria o región puede tener formatos EDI específicos, por lo que su sistema debe adaptarse a estos estándares para facilitar el intercambio.
Además, se deben configurar conexiones seguras, como VPNs, firewalls o AS2, para garantizar que los datos se transfieran de forma segura.
Cumplir con los estándares:
Es crucial que el sistema de EDI cumpla con las normativas y estándares de protección de datos establecidos por la industria. Si hay actualizaciones en las normas, deberá ajustar su sistema para seguir cumpliendo con los requisitos.
Del mismo modo, si sus socios comerciales cambian sus estándares, su sistema debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a las nuevas especificaciones.
Si está listo para dar el siguiente paso hacia la automatización y la optimización de sus procesos comerciales, EDI es la herramienta clave para transformar y fortalecer su negocio.
