Pérdidas de dinero, descuido de ventas, problemas con la autoridad fiscal hasta daños en la reputación y credibilidad de la empresa son consecuencia de una mala gestión de proveedores.
Cepdi
Una mala gestión de proveedores impacta negativamente a las compañías.
Desde pérdidas de dinero, descuido de actividades verdaderamente importantes para el negocio, problemas con la autoridad fiscal hasta daños en la reputación y credibilidad de la empresa.
La mala gestión de proveedores puede deberse a diversas razones, y a menudo es el resultado de una combinación de factores.
Entre estas podemos mencionar una mala elección y evaluación de los propios proveedores.
Lo que ocasiona que no cumplan con estándares de calidad, confianza y cumplimiento de políticas, obligaciones fiscales y otros criterios empresariales.
La falta de comunicación efectiva con esa figura también influye, pues puede generar malentendidos, errores y problemas en la ejecución de los acuerdos comerciales.
E igual de importante, en la entrega de facturas electrónicas para ejecutar los pagos.
Y una tercera razón a destacar en este blog, tiene que ver con la falta de tecnología y automatización efectiva de los procesos relacionados con los proveedores.
No usar tecnologías adecuadas para la gestión de proveedores incrementa la posibilidad de errores; pues continúan ejecutándose procesos manuales, retrasos en la información clave y la verificación de esta.
Sobre todo la que tiene que ver con los comprobantes digitales (CFDI).
¿Cuáles son los problemas más comunes con los proveedores?
- Expedientes desactualizados
Cepdi, empresa de tecnología que ofrece entre sus soluciones un portal web para la gestión de proveedores, reporta que la constante en las empresas es tener expedientes de hace 2 o 3 años sin actualizar.
Esta situación puede generar problemáticas contables y de comprobación fiscal; ya que están expuestos a recibir facturas electrónicas donde datos tan relevantes como razón social o régimen fiscal, no coinciden con sus registros.
La ausencia de estandarización en la presentación de datos en las facturas electrónicas puede generar inconsistencias y dificultar la automatización del proceso de recepción y procesamiento de facturas.
O problemas de organización y disponibilidad de recursos para actualizar la información, asegurándose que los datos son correctos.
Comercialmente hablando, puede haber retrasos en pedidos y ventas, pues las órdenes de compra no están llegando a su destinatario.
- Errores en las facturas electrónicas
Si los proveedores no tienen precisión en la información de los comprobantes digitales que emiten, se generan errores que pueden llevar a disputas y retrasos en el procesamiento de pagos.
Incluso, una mala gestión de proveedores puede resultar en demoras en la entrega o emisión de facturas electrónicas, afectando el flujo de efectivo de la empresa; así como crear tensiones en las relaciones comerciales.
No olvidemos que la La facturación electrónica está sujeta a regulaciones fiscales específicas, si no hay cuidado en verificar y validar que los CFDI recibidos son vigentes y válidos; se da lugar a problemas de cumplimiento contable y fiscal, lo que podría derivar en sanciones y multas por parte de las autoridades fiscales.
Incluso, es importante verificar que las facturas electrónicas que llegan no sean de proveedores incluidos en las listas negras del SAT, considerados como EFOS o EDOS.
- Dificultades en la conciliación de facturas
La conciliación de las facturas con las órdenes de compra y los recibos puede volverse complicada, si hay discrepancias en la información proporcionada por los proveedores. Lo cual afecta la precisión de los registros contables, financieros, cobranza y pagos, entre otros.
- Relación de complementos para CFDI
Los proveedores tienen la obligación de emitir y entregar Complementos para CFDI una vez que sus facturas electrónicas han sido pagadas.
Más en muchos casos, no sucede así: ya que al comprobar que el pago ha sido realizado se desentienden, metiendo en aprietos a sus clientes.
El uso de tecnología aquí resulta efectivo. A través de un portal web para la gestión de proveedores, por ejemplo, este proceso se automatiza y es posible generar reportes o verificar la información de las facturas pagadas y sin complemento.
Así, se obtiene orden y actualizar la información administrativa y contable.
- Incumplimiento de pagos y duplicidad de pagos
No tener una gestión efectiva de proveedores puede llevar a una falta de visibilidad en los términos de pago acordados. El resultado: no identificar ni cumplir con los plazos y condiciones de pago; lo que a su vez ocasiona retrasos o la duplicidad de pagos.
Incluso, hay casos donde no existe una comunicación interna y coordinación, así como la ausencia de procesos estandarizados en la aprobación y procesamiento de CFDIs, entre los departamentos de compras, finanzas, contabilidad y operaciones permitiendo incumplimientos involuntarios.
En conclusión, una mala gestión de proveedores aumenta los costos operativos. Incluye el tiempo y los recursos necesarios para corregir errores, resolver disputas y conciliar discrepancias.
