Cumplir con esta obligación implica invertir tiempo y contar con toda la información de transacciones, declaraciones de impuestos, estados financieros y contables, además de tener los CFDI de operaciones.
Cepdi®
Sin importar su tamaño, giro o industria donde participen las empresas en México, en los últimos tres meses del año están obligadas a presentar ante la autoridad su cierre de año fiscal.
La obligación, dependiendo si están listos y han preparado la información, puede ser estresante para las áreas administrativas y contables, principalmente.
La recomendación, nuevamente consiste en el aprovechamiento de la tecnología. Ya sea un software o un portal en Internet, como las soluciones de Cepdi®, por ejemplo, pueden ayudar a realizar las labores de gestión administrativa, contable y fiscal de una manera sencilla y ordenada.
Además, de ser precisa, efectiva y práctica. De tal modo, que el cierre de año fiscal deja de ser un proceso tortuoso.
Presentación ante el SAT
El cierre fiscal es un proceso a través del cual una empresa o un contribuyente da por terminado su ejercicio financiero y contable; y en donde debe preparar la información necesaria para presentar las declaraciones de impuestos correspondientes.
Durante todo el proceso, se revisan y ajustan los registros contables; se hace un cálculo de los resultados financieros del periodo correspondiente y se determina el total de impuestos a declarar y pagar.
Además, muy importante, se recopilan todos los documentos y comprobantes necesarios que ayudan a respaldar la información que se presenta ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), mediante las declaraciones de impuestos.
¿Por dónde iniciar con el cierre fiscal?
Bajo esa línea, una de las acciones más relevantes para las empresas, es tener a la mano y de manera completa todos los CFDIs emitidos y recibidos durante el año.
La única forma de hacerlo es ingresando al portal del SAT y descargar; ya sea de manera directa o utilizando una solución especializada, como pueden ser los portales web Cepdi y Factupronto, y recuperar los comprobantes digitales.
Este tipo de portales ayuda a consultar y descargar las facturas electrónicas, además de estar especializados en ciertos procesos relacionados con proveedores, nómina, viáticos y ticktets.
Ofrecer funcionalidades para la Contabilidad, Facturación Electrónica y Nómina Digital, entre otros procesos que participan proporcionando CFDIs y/o declaraciones que ayudan a integrar la información del cierre fiscal.
Dependiendo de la actividad empresarial, al final, todos esos documentos son CFDIs que necesitan estar reportados en el cierre de año fiscal.
Y por lo mismo debes contar con la información de facturas, recibos, nómina, operaciones y transacciones y estados de cuenta, entre otros.
Comparar información
De igual modo, la conciliación de cuentas se hace necesaria con el objetivo de tener la certeza de que los saldos contables y bancarios coinciden. Una recomendación: también conciliar otras cuentas relevantes, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Al trabajar el cierre fiscal, debe aprovecharse la oportunidad para aplicar ajustes contables. Estos son requisito para tener la información precisa de gastos, ingresos, activos y pasivos del periodo a reportar.
Contablemente hablando, tener provisiones de gastos, depreciación de activos, cálculo de impuestos diferidos, etc.
Realizar el cierre de año fiscal si es un proceso laborioso y más vale apoyarse con el Contador; esté aplica su conocimiento para el cálculo del resultado financiero, determinar si hubo utilidades o pérdidas.
Asimismo, preparar las declaraciones de impuestos que solicita el SAT.
Un año atípico
Este 2023, es un año particularmente atípico. Recordemos que se dio la transición del CFDI 3.3 a la versión 4.0. Para el cierre fiscal será necesario revisar todas y cada una de las facturas a fin de asegurar que estén correctas y cumplan con las disposiciones más recientes.
Si la cantidad es bastante grande, la tarea podría ser una pesadilla e, incluso, se antoja una misión imposible checar todas y cada una; a menos que se cuente con un ejército de personas.
Nuevamente, la tecnología se convierte en el salvavidas de los empresarios y a través de portales web y en la nube, se proporcionan funciones que ayudan a la verificación y validación de documentos.
Desde los recibidos por proveedores y clientes; de Nómina Digital; de gastos y viáticos, entre otros.
En el tema de validación, para este cierre de año fiscal, será fundamental asegurarse que todas las facturas incluyan la información y requisitos de las disposiciones más recientes. Evitar, sobre todo, información erronéa o que los CFDIs ya contabilizados y almacenados, sean vigentes.
Enviar un cierre con errores, omisiones o discrepancias podría motivar una revisión por parte de la autoridad fiscal, además de afectar la deducibilidad de las facturas.
Como puedes ver, realizar el cierre de año fiscal requiere tiempo y contar con toda la información necesaria: más vale estar listos y presentar sin errores ni omisiones con el objetivo de evitar multas y sanciones.
