Además de emitir CFDI 4.0, hay otras acciones y prácticas que tus proveedores deben cumplir al momento de emitir y entregar facturas electrónicas al cliente.
CEPDI
El año 2023 no fue la excepción para tener cambios por parte del SAT en materia de Factura Electrónica.
Con el anuncio de la Reformas Fiscales 2022, propios y extraños fueron tomados por sorpresa; pues se incorporaron modificaciones estructurales muy relevantes, como es la nueva versión 4.0 del CFDI y la modificación de otras reglas que ya se conocían.
Si nos vamos a sectores específicos, en este caso los proveedores, hay ciertos aspectos que estos deben cumplir al momento de generar y entregar sus facturas electrónicas.
Cumplimientos de ley y acciones a alrededor de estos que no deben perder de vista. Aquí te decimos cuáles son:
1: Nueva versión de CFDI
El principal cambio que trajo el 2022 para este año en curso para los contribuyentes de todos los sectores económicos, incluyendo a los proveedores es:
- La sustitución de la versión 3.3 del CFDI, que estaba vigente en México desde el 2018 y que este 2023 ya no debe usarse.
- Ahora, al emitir y recibir comprobantes digitales, tiene que ser conla versión 4.0 de la Factura Electrónica.
Entre los requisitos que deben incluir estas:
- Ahora deben especificar el régimen fiscal en el cual tributa el contribuyente, así como incluir el domicilio fiscal del emisor y del receptor de la factura.
- Muy importante: el CFDI debe llevar la información exacta y actualizada del RFC; este es un requisito indispensable.
- Además del nombre, razón social y CP.
- Agregar la fecha y horario de expedición.
- Especificar el Método de pago: PUE (Pago en una sola exhibición) o PPD (Pago en parcialidades diferidas).
- Uso fiscal que el receptor le dará al comprobante.
2: Cancelación de facturas
Otro de los cambios importantes a cumplir por parte de los proveedores es la cancelación de facturas:
- Ahora se debe indicar el motivo de cancelación de la factura, así como avisar al cliente de esta acción antes de presentar la declaración anual de impuestos.
3: Formato y estructura
Los CFDI, este 2023, también deben cumplir con un formato y estructura específicos que cumplan con las reglas del Anexo 20 y la propia Resolución Miscelánea Fiscal.
Ya lo dijimos, esto tiene que ver con incluir datos fiscales obligatorios, como los detalles del proveedor y el cliente, los importes, la fecha de emisión y otros elementos requeridos por la ley.
4: Entrega oportuna
Las facturas electrónicas deben entregarse a los clientes dentro de los plazos legales o acordados dentro del contrato; si es que este se estableció.
Además, la entrega y posible cancelación de la factura, también debe darse en los periodos del ejercicio contable / fiscal, tiempos de pago o reglas de negocio de la empresa que recibe.
5: Firma electrónica
En algunos casos, las facturas electrónicas deben llevar una firma electrónica válida para garantizar su autenticidad e integridad. La firma electrónica puede ser un componente esencial para que un CFDI sea legalmente válido.
6: Cumplimiento tributario
Las facturas electrónicas deben incluir información tributaria precisa, como tasas de impuestos aplicables y números de identificación fiscal del proveedor y del cliente.
Los proveedores deben asegurarse que el cálculo de impuestos sea correcto.
7: Acceso para el cliente
Los proveedores deben permitir que sus clientes accedan y descarguen las facturas electrónicas emitidas; lo cual implica proporcionar acceso a través de un portal en línea seguro y enviar copias electrónicas, según los acuerdos que se tenga,
Revisa para este caso, las funcionalidades de Cepdi: herramienta tecnológica en la nube que te ayuda a establecer un portal de proveedores.
Uno de sus beneficios, es concentrar en un solo sitio las facturas de tus proveedores y estén siempre disponibles.
8: Auditorías electrónicas
Ya que hablamos de disponibilidad, los proveedores deben estar preparados para proporcionar documentos y registros relacionados con las facturas electrónicas que emiten a sus clientes.
Esto en caso de auditorías o revisiones por parte del SAT.
9: Almacenamiento seguro
Los proveedores deben tener copias de las facturas electrónicas emitidas; esto en un lugar seguro y de acuerdo con las regulaciones fiscales establecidas.
Esto incluye cumplir con requisitos de almacenamiento a largo plazo, ya que se deben conservar durante varios años.
Ya estás enterado de lo que deben cumplir tus proveedores en materia de Facturación Electrónica.
