Un portal de proveedores es una plataforma en la nube, que permite la gestión y la comunicación con los proveedores de la empresa de una forma mucho más eficiente. Ofrece diferentes soluciones para las organizaciones y aquí te damos algunos de los beneficios más importantes.
Entre las principales ventajas que brinda un portal de proveedores son la facilidad para dar seguimiento a las solicitudes de productos o servicios, el ingreso de facturas y la generación de reportes para medir la eficiencia de la cadena de suministro de la empresa.
Este tipo de sistemas se conectan con los de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) y al ser un servicio en la nube, se puede acceder a ellos desde cualquier lugar, con una conexión a internet.
Los proveedores también tienen acceso, por medio de la creación de perfiles, desde donde pueden cargar su información: precios, términos y condiciones, contratos, etc.
Beneficios de un portal de proveedores
Además de la eficiencia en la gestión del proveedor, hay tres ventajas importantes de este tipo de portales:
1. Ahorro de tiempo y dinero
En un solo portal se centralizan todos los datos relacionados con los proveedores, como fechas de entrega, pagos, precios de productos o Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) que deben entrar en la contabilidad del mes.
Esto simplifica las tareas de los departamentos administrativos, que saben dónde está toda la información y no tienen que estar buscando en diferentes puntos de contacto, como correo electrónico, a veces incluso, mensajes de WhatsApp o SMS.
Por otro lado, también evita la pérdida de documentos que puede derivar en costos para las empresas, por ejemplo, una factura electrónica que debió entrar en la declaración mensual o una orden de compra que debió salir una semana antes, lo que implica un retraso en la adquisición de mercancía.
2. Automatización de procesos
La automatización no es un concepto nuevo para las empresas. Desde hace años se ha venido documentando la conveniencia de automatizar flujos de trabajo.
Por ejemplo, ya desde 2016, una investigación de la consultora McKinsey & Company señalaba que 45% de las actividades de los empleados podrían ser automatizadas gracias a la tecnología, y esto implicaba a todos los niveles organizacionales, desde los puestos más bajos, hasta los directivos.
Así, tenemos que para 2021, el mercado global de automatización de flujos de trabajo se estimó en 12,161 millones de dólares y se espera que en 2030 alcance los 78,811 millones de dólares, a una tasa de crecimiento anual compuesto (CAGR) de 23.4%, según un pronóstico de Acumen Research and Consulting.
Todo esto debido a que las empresas invierten en automatización para reducir las cargas de trabajo mecánico de sus empleados y que con ello puedan enfocarse en actividades mucho más redituables.
Un portal de proveedores permite automatizar procesos como la autorización de pedidos, abastecimiento de productos, recepción de facturas electrónicas o gestión de pagos.
3. Disminución de errores
Dado que los proveedores pueden ingresar sus propias órdenes de compra, CFDI, precios y productos, la reducción de errores se minimiza.
Además, la empresa puede establecer las reglas de aprobación, por ejemplo, validar que la información que contiene las facturas cumpla con los requisitos del SAT antes de ser aprobadas, o que la orden de compra se encuentre dentro del presupuesto establecido.
Al final, de lo que se trata es de hacer eficientes los procesos de las empresas, reducir costos y errores, para maximizar los recursos operativos.
¿Te interesa saber más sobre las ventajas de contar con un portal de proveedores? Nuestros asesores pueden ayudarte. Permítenos revisar los requerimientos de TI de tu empresa, para poder brindarte una solución a la medida.
Fuentes:
McKinsey & Company, Four fundamentals of workplace automation.
Acumen Research and Consulting, Workflow Automation Market Size.
